Если в календаре уже нет свободного места, это не значит, что вы эффективно используете время — это лишь значит, что у вас нет места в календаре, зато есть постоянный стресс. Умение эффективно распоряжаться временем помогает как в профессиональной, так и в личной жизни, и, как следствие, делает счастливее. Вот семь признаков того, что что-то в этой области пошло не так.
1. Вы постоянно опаздываете
Вы вечно опаздываете на встречи и срываете сроки? Это значит, что вы либо взвалили на себя слишком много дел, либо неспособны правильно распределить между ними время.
Поскольку опоздания создают неудобства окружающим, они могут негативно отразиться на важных для вас отношениях — люди трактуют их как признак неуважения.
Диана Де Лонзор, автор книги «Легкий способ перестать опаздывать», говорит:
Постоянные опоздания обычно связаны с такими качествами как тревожность или склонность к острым ощущениям. Некоторых так и тянет в последнюю минуту устроить себе выброс адреналина. Другим важно заполнить каждую минуту в расписании, так они повышают самооценку.
Если вы хотите стать более пунктуальным, Де Лонзор предлагает работать над развитием четырех привычек:
Учитесь прогнозировать время
Де Лонзор говорит:
Бывает, что когда-то, 10 лет назад, вы сделали это дело за 20 минут, и запомнили это, но во всех остальных случаях оно занимало полчаса.
То есть сначала необходимо заново научиться определять, сколько времени нужно на задачу. Запишите, сколько, как вам кажется, времени уходит на утренний душ, сколько на подготовку к выходу из дома, сколько на дорогу на работу? Потом в течение недели сверьте ощущения с реальностью.
Закладывайте запас
Де Лонзор говорит:
Пунктуальные люди обычно приходят раньше времени. Из-за опозданий они переживают, а бегать не любят. Те же, кто опаздывает, тоже этого не хотят, просто они склонны рассчитывать время так, чтобы только-только успеть.
Например, если встреча начинается в 9:00, пунктуальный человек будет на месте к 8:45, а значит, даже если непредвиденная ситуация по дороге отнимет у него несколько минут, он не опоздает.
Организуйте время
Де Лонзор говорит, что примерно 45% ежедневных задач мы выполняем автоматически:
Наша жизнь состоит из привычных ритуалов: почистить зубы, одеться, выйти на работу — если бы мы не делали этого автоматически, это занимало бы кучу времени.
Чтобы лучше распоряжаться временем, нужно анализировать ежедневные дела, создавать себе ритуалы и их придерживаться.
Не переживайте из-за пауз
Поскольку пунктуальные люди приходят раньше срока, у них образуются паузы. Это не страшно, если до начала мероприятия еще 15 минут, можно почитать почту, просмотреть заметки или просто насладиться минуткой покоя.
2. Вы забываете о себе
«Вам нужно быть активным, а не реагировать на ваш календарь. Крейг Джарроу, автор книги «Ниндзя тайм-менеджмента» ( Time Management Ninja), говорит:
Сначала планируйте свои дела, и уже потом принимайте во внимание чужие запросы. Если заранее не внести в календарь все важное, вы быстро обнаружите, что он заполнился, причем в соответствии с приоритетами других людей.
3. У вас нет списка дел или приоритетов в нем
Анжела Рут из компании Due сказала Business Insider:
Список дел — это отличный способ организации дня, только он легко забивается несколькими задачами, которые за один день не решить.
Нужно делать так: каждое утро смотрите в список и определяете две-три самых важных задачи на день — предполагается, что они должны быть выполнены сегодня.
Это может быть написание заметки в блок или созвон с потенциальным клиентом. Когда в этим покончено — можно переходить к другим задачам, даже если их дедлайн к этому не обязывает.
В итоге, если вы сделали самые важные дела, день уже прошел не зря.
4. Вы часто оправдываетесь
Кристин О’Донаван пишет:
Да, на планирование уходит время, но оно окупается сторицей. И будем честны, часто ли у нас и правда нет ни минуты? Помните, что у всех нас в сутках по 24 часа, так что проблема не в нехватке времени, а в неумении им распоряжаться.
Согласитесь, успешный человек не будет оправдываться, что у него не хватает времени на планирование — кроме прочего, оправдания вредны для самооценки. Итак, что в жизни нужно изменить, чтобы времени стало больше?
Сначала нужно найти, что крадет у вас время, и научиться с этим справляться. Помните, что оправдания — это самообман, который тянет нас назад.
5. Вы нерешительны
Что происходит, когда у вас есть выбор? Иногда вы, вероятно, подолгу не можете определиться, бесконечно перебираете варианты и тем самым теряете время.
Помните, что большинство решений не так уж важны — направление движения можно поменять и позже, если потребуется. Вспомните Марка Цукерберга, который в первые годы разработки Facebook носил одинаковую одежду, не желая тратить силы и время на выбор наряда.
Лучше всего составлять расписание на день таким образом, чтобы выбирать поменьше.
6. Вы тратите много времени, а результатов мало
Обычно это значит, что вы не только неэффективно распоряжаетесь временем, но и перегружены.
Вполне вероятно, что вы прошли порог своей максимальной производительности, и теперь отдача падает. В результате приходится закладывать на задачи больше времени, поскольку каждая из них выполняется медленнее.
Начните с отслеживания времени — это поможет понять, сколько необходимо на конкретную задачу. Например, написание заметки раньше занимало два часа, а теперь три-четыре — это явный звоночек, что что-то не так.
Есть данные, что, если заранее бронировать время под задачу, эффективность работы вырастает на 18%.
7. Вы не можете сказать «нет»
Конечно, здорово всем помогать, но, если делать это постоянно, не останется времени для себя.
Постоянно соглашаясь на все, вы оказываетесь перегружены чужими делами, и на свои не остается времени, что, конечно, никуда не годится, поэтому для повышения эффективности управления временем очень важно научиться говорить «нет» — твердо и решительно.
На первых порах это может быть трудно, но, если этого не сделать, окружающие окончательно сядут вам на шею.
