Вот формула, которая поможет вам отказываться от неважного и сосредотачиваться на ключевых задачах.
Обычно успешные люди сильно заняты и при этом имеют большое количество различных интересов и обязанностей. Список дел растет как снежный ком, и постоянно приходится решать, чем пожертвовать. Важно расставлять приоритеты правильным образом, отказываясь от менее важных и неотложных задач. Умение фокусироваться на главных вещах и не тратить время на второстепенные лежит в основе теории концентрации, которая поможет вам делать больше, работая меньше.
На первый взгляд это противоречит сложившемуся в обществе отношению к труду — многим покажется крамольной идея о том, что можно работать меньше и при этом больше успевать. Однако исследователи доказали, что концентрация на небольшом количестве самых важных задач действительно позволяет добиться большего.
Многие сотрудники после повышения приносят старые задачи на новую должность. Параллельно им приходится выполнять новые обязанности. Такое происходит даже на самом высоком корпоративном уровне (например, среди президентов и гендиректоров компаний), поскольку подобное отношение к работе давно вошло в привычку. Однако оно связано отнюдь не с высокой ответственностью и сознательностью сотрудников, а с тем, что они попросту не умеют передавать свои обязанности другим.
Чтобы освоить искусство концентрации, начните с расчета своей эффективной почасовой ставки (ЭПС). Для этого разделите годовой доход до вычета налогов и сборов на число рабочих часов. Если за год вы получили 2 млн рублей, проработав 2000 часов, ваша ЭПС составит 1000 р/ч.
Теперь, узнав свой почасовой доход, начните делегировать или пропускать все задачи, которые кто-то может сделать лучше, быстрее или дешевле. Например, получая 1000 р/ч, не стоит заниматься канцелярской работой, на которую можно найти человека за 200 р/ч.
Cмысл в следующем: зная свою ЭПС, делегируйте, передавайте или пропускайте задачи, не требующие столь высокой квалификации, освобождая время для действительно важных дел.
Как определить, чем заниматься, а чем можно пожертвовать?
Запишите все дела, которыми занимаетесь в течение недели (если семь дней — слишком много, попробуйте учесть хотя бы работу за три дня). Проанализируйте список и определите наиболее важные пункты.
Например, некий предприниматель владеет успешной строительной компанией. Проанализировав свои дела за неделю, он обнаружил, что одно занятие оказывает наибольшее влияние на бизнес. Им оказалась езда по местности и осмотр владений. В данном случае ему особенно хорошо удавалась оценка потенциала земельных участков.
Примерно 95% остальных дел он передал своим сотрудникам, сторонним специалистам или вообще забросил, сфокусировавшись на задачах, соответствующих его компетенции. В результате прибыль компании резко выросла.
В составленном списке еженедельных дел будут задачи, к которым у вас лежит душа и имеются соответствующие навыки и опыт. Чем сильнее вы сконцентрируетесь на них, тем быстрее будет расти бизнес.
В малых и средних компаниях владелец, основатель или президент обычно выполняют множество функций. Конечно, собственник должен быть в курсе всех аспектов своего бизнеса, однако слишком большой разброс внимания на самом деле наносит ущерб компании, поскольку ему приходится заниматься всем и сразу.
Можно вспомнить знаменитую притчу о кувшине, в который помещают камни, гальку и песок. Единственный способ уместить их — сначала положить большие камни, затем гальку и, наконец, песок. Так они максимально заполнят имеющиеся пустоты. Если первым насыпать песок, а затем положить гальку, большие камни не поместятся. То же самое с работой. Необходимо фокусироваться на «камнях» (самых важных делах). Оставшееся время можно будет посвятить «гальке» и даже «песку». Другими словами, приоритет следует отдавать самым ценным занятиям, подходящим под наши уникальные таланты и опыт.
Гэри Келлер в книге «Одна вещь» учит, что в каждый момент времени существует некий фактор или процесс, оказывающий наибольшее влияние на судьбу компании или проекта. Сосредоточившись на нем, вы получите максимальную отдачу от своего труда и повысите прибыльность и эффективность своего бизнеса.
Проделайте описанное выше упражнение — отследите, как расходуется время в течение недели. Определите, сколько часов тратится на малоценную работу, с которой могут справиться окружающие, и поручите ее им. Таким образом вы освободите драгоценное время от ненужных дел и сконцентрируетесь на нужных. Другими словами, вы будете делать больше, работая меньше.
